安い毎日

長い助走に疲れ切ってしまった

PDCAサイクルのメモ

PDCAサイクルを回すには、簡単にはできないので、コツが必要。 そのコツがどういったものか、というメモ。

▼目次

1. 計画(PLAN)ゴールを定量化する

  1. 期日を決める 理想は1~3か月以内
  2. 定量化する KGI化=数字として落とし込む (例:3か月以内にTOEIC800点を取る、など) 現実とゴールのギャップを埋める As is:600点 → To be:800点
  3. ギャップを埋める課題を考える 課題を表面化していくため、アウトプットする (例:英単語が覚えられない、うまく物事が説明できない) ⇒なぜか、どうすればよいか、うまくやるには…深堀する
  4. 課題を優先度をつけて3つに絞る 主な基準は{ 効果=A~C判定 時間=工数 気軽さ=A~C判定 } - インパクトが最もあるもの - 短時間で効果が得られそうなもの - 同列の場合、気軽さを優先する
  5. 課題をKPI化する 「どうなりたいか」というイメージを数値化する。
  6. KPIの解決策を考える 「どうすればいいか」を具体的にto do化する。
  7. 解決策の優先度をつける 4の基準と同じ。
  8. 計画を可視化する 意識付けするということ」。

上記をさらに制度を高める方法

改めて上位のPDCAを再確認する。 「そもそも、なぜそのゴールを目指すのか・・・」 リミッターを外す。 「さらに3つ提案するとしたら、それは何か?」 「自分が経営者ならどうするか?」  

2. 計画応用:精度を上げる

仮説の精度を上げるには、因数分解=ロジックツリーが必要。

  1. 抽象度を上げて分解する ロジックツリーの上部はテーマを置くこと。
  2. 5段目まで分解する(なぜなぜ分析) ロジックツリーの階層を深めるにはWHYツリーとHOWツリーが必要。 「要因」を見つけるときには、「なぜ(できないのか/できたのか)」を繰り返す。 「解決策」を見つけるときには、「どうやって(構成されているか/達成するか)」を問う。 例:商品が売れない 

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  3. 1段目はMECEを徹底する もれなく、重複なく、分類する。
  4. 切り方に悩んだら「プロセス」で切る 例:メールアプローチ リスト準備⇒送信⇒アポ取り⇒ニーズ喚起⇒提案⇒検討⇒成約⇒リピート ※本の目次を例にすると、構成全体が見えてくる(特に実用書の章立て)。
  5. 簡単な課題は「質×量」で切る 例:新規開拓成果
    新規開拓成果 自分時間の最大化 モチベーションマネジメント 目的目標明確化
     タイムマネジメント  To Do明確化 優先付け
    自分以外の活用 ツール 各種メール
    インプット 金融知識 金融知識
    それ以外 政治+趣味+歴史…
    アウトプット PDCA PDCA回転速度
  6. 文字化する 志向の無限ループを抜けるため。
  7. マインドマップで鍛える 図にする。枝葉にする。志向を整理する。 ⇒課題を整理する(紙orPCどちらでもOK)

3. 実行初級:確実にやり遂げる「行動力」

実行例) 「Do」⇒会社の数字に強くなる ⇒簿記の本を読む vs 「To Do」⇒今日中に本を3冊買う⇒1週間で読む 実行できないケース

  • 計画自体が失敗
  • タスクレベルにまで落とし込まれていない
  • 失敗が怖い
  1. 解決策を「Do」に変換する ブレイクダウンしてより具体的に行動する(より具体的なワークパッケージにする)。 解決型と継続型がある。
  2. 「Do」に優先度をつけて、やることを絞る 「Do」をスリム化してスピードを持たせる
  3. 「Do」を定量化する=KDI(Key Do Indicator) どれだけ実効できたか進捗度合い、ラップタイムを付ける(%や回数)。
  4. 「Do」を「To Do」に落とし込む 「Do」の実行の際に迷わないレベルにまで分解する。 「To Do」化されたかどうかの基準はスケジュールに書き込めるレベルになっているかどうか。 迷わないためには6W3Hを使う。
    Who 誰が
    Whom 誰に
    When いつ
    Where どこで
    What 何を
    Why なぜ
    How どのように
    How many どれだけ
    How much いくらで
  5. 「To Do」の進捗確認をしながら実行に移す To Doの進捗確認は実行フェーズに含まれる。 ツールで共有するなどして管理する。 人に潜むリスクに気を配る⇒報告せず完成系までやってしまう、など アイスボックス(いつやるかわからないけど、いつかやるためにおいておく)も重要。 To Doリストを増やすとマイナスに働き、崩壊する。 終わらない⇒自己不信⇒…モチベーション低下 など 成果を出せるように見える化する。 未完了⇒完了 🔃 アイスボックスへ

4. 実行応用:タイムマネジメント

業務難易度を心理化したもの

コンフォートゾーン やりたいことしかやらない  企業としてはコンフォートゾーンを抜け出すこと 個人としてはパニックゾーンに行かないこと  ラーニングゾーンに居続けることが重要
ラーニングゾーン 忙しいけど充実
パニックゾーン ひっ迫した状態

 

タイムマネジメントの方法

  1. 捨てる
  2. 入れ替える
  3. 圧縮する

「捨てる」ために既存のDoの棚卸をする

仕事とプライベート { どのくらい使っているか 何に時間を使っているか 何をしているか } 整理する

入れ替えのためにマトリクスを使う

既存と新規のDoを優先度で比較し入れ替える 「重要・緊急マトリクス」を使う

  1. 重要・緊急
  2. 重要・非緊急
  3. 非重要・緊急
  4. 非重要・非緊急

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時間短縮のためのルーティーンを見直す

捨てるステップで行ってきた既存のDoの洗い出し ⇒より早く終わらせるためにはどうするか (例)メールを早くさばくには?⇒件名で見極める 朝早く出るには?⇒同じ服を着る など

5. 検証:「振り返り」

検証対象

  • KGI:ゴール達成率
  • KPI:サブゴール達成率
  • KDI:行動計画達成率

これらの{うまくいっている/うまくいっていない}要素を突き止める。 ※検証に失敗するパターン:やりっぱなし、検証しかしない…

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  1. KGI、KPI、KDIを確認 
  2. 出来なかった要因を突き止める ブレイクダウンして考える⇒WHYツリー 時間がなかった→WHY?→忙しかった→WHY?→タスクが多い/突発案件/やる気…→WHY? KPIが計画通りいかない原因は4つに分類される。 A. 行動が伴っていなかった(KPIが未発達) B. 行動があっていなかったか不十分(Doの不足) C. 想定しいない課題があった(課題の未発見) D. 仮説で立てた因果関係が間違っていた(KDI、KPIが連動していない) ⇒縦の深堀(ブレイクダウン)で壁にぶち当たったら、横に広げてみる
  3. できた要因を突き止める 課題は何か⇒成果を出すには弱みを治すだけでなく、強みを伸ばすことのほうが効果が高い

※絶対にやってはいけない検証方法

  • 頑張りが足りなかった
  • 気合が足りなかった
  • 運がなかった

要因を精神面に求めるとひと段落してしまい、思考停止に陥る

6. 検証を踏まえた「改善」と「伸長」

これまでのPDCAステップまとめ

  • PLAN ゴールを決め、課題を考え、KPIを設定し、解決策を考える
  • DO 解決策を一段具体化したDoを考え、そのKDIを設定し、さらに具体化したTo Doに落とし込む
  • CHECK KGI、KPI、KDIを検証し、できなかった/できた要因を絞り込む
  • ACTION 検証結果を踏まえ、調整案wp考え、次のサイクルにつなぐ。 ⇒調整フェーズは検証結果によってスケールが変化する

検証結果を4つのケースに分ける

  1. ゴールレベルの調整が必要と思われるもの
  2. 計画の大幅な見直しが必要と思われるもの
  3. 解決策(Do、To Do)レベルの調整が必要と思われるもの
  4. 調整の必要がなさそうなもの

検証結果を踏まえた調整案を考える ⇒調整案に優先度をつけ、やることを絞る ⇒次につなげる(できるだけ早くPLANにつなげる、プロセスを可視化する)

7. PDCAを鬼速で回す必要条件まとめ

  1. 因数分解(ロジックツリー)で精度の高い仮説を立てる
  2. 仮説思考で動く
  3. 常にインパクトの大きい課題、行動から着手する
  4. 行動のアイデアがわいたらすぐにタスク化する
  5. 行動の目標も必ず数値化する
  6. To Doの進捗管理は毎日行う
  7. こまめに検証を行う
  8. 要因分析時は「思い込み」を外し、事実に根差した分析をする
  9. 次のサイクルに迅速につなげる
  10. 小さいPDCAを同時に多く回す

  参考:「鬼速PDCA」著:富田和成