PDCAサイクルのメモ
PDCAサイクルを回すには、簡単にはできないので、コツが必要。 そのコツがどういったものか、というメモ。
▼目次
- 1. 計画（PLAN)ゴールを定量化する
- 2. 計画応用：精度を上げる
- 3. 実行初級：確実にやり遂げる「行動力」
- 4. 実行応用：タイムマネジメント
- 5. 検証：「振り返り」
- 6. 検証を踏まえた「改善」と「伸長」
- 7. PDCAを鬼速で回す必要条件まとめ
1. 計画（PLAN)ゴールを定量化する
- 期日を決める 理想は1~3か月以内
- 定量化する KGI化＝数字として落とし込む （例：3か月以内にTOEIC800点を取る、など） 現実とゴールのギャップを埋める As is：600点 → To be：800点
- ギャップを埋める課題を考える 課題を表面化していくため、アウトプットする （例：英単語が覚えられない、うまく物事が説明できない） ⇒なぜか、どうすればよいか、うまくやるには…深堀する
- 課題を優先度をつけて3つに絞る 主な基準は｛ 効果＝A～C判定 時間＝工数 気軽さ＝A～C判定 ｝ - インパクトが最もあるもの - 短時間で効果が得られそうなもの - 同列の場合、気軽さを優先する
- 課題をKPI化する 「どうなりたいか」というイメージを数値化する。
- KPIの解決策を考える 「どうすればいいか」を具体的にto do化する。
- 解決策の優先度をつける 4の基準と同じ。
- 計画を可視化する 意識付けするということ」。
上記をさらに制度を高める方法
改めて上位のPDCAを再確認する。 「そもそも、なぜそのゴールを目指すのか・・・」 リミッターを外す。 「さらに3つ提案するとしたら、それは何か？」 「自分が経営者ならどうするか？」
2. 計画応用：精度を上げる
仮説の精度を上げるには、因数分解＝ロジックツリーが必要。
- 抽象度を上げて分解する ロジックツリーの上部はテーマを置くこと。
- 5段目まで分解する（なぜなぜ分析） ロジックツリーの階層を深めるにはWHYツリーとHOWツリーが必要。 「要因」を見つけるときには、「なぜ（できないのか/できたのか）」を繰り返す。 「解決策」を見つけるときには、「どうやって（構成されているか/達成するか）」を問う。 例：商品が売れない
- 1段目はMECEを徹底する もれなく、重複なく、分類する。
- 切り方に悩んだら「プロセス」で切る 例：メールアプローチ リスト準備⇒送信⇒アポ取り⇒ニーズ喚起⇒提案⇒検討⇒成約⇒リピート ※本の目次を例にすると、構成全体が見えてくる（特に実用書の章立て）。
- 簡単な課題は「質×量」で切る 例：新規開拓成果
新規開拓成果 量 自分時間の最大化 モチベーションマネジメント 目的目標明確化 タイムマネジメント To Do明確化 優先付け 自分以外の活用 ツール 各種メール 質 インプット 金融知識 金融知識 それ以外 政治＋趣味+歴史… アウトプット PDCA PDCA回転速度 - 文字化する 志向の無限ループを抜けるため。
- マインドマップで鍛える 図にする。枝葉にする。志向を整理する。 ⇒課題を整理する（紙orPCどちらでもOK）
3. 実行初級：確実にやり遂げる「行動力」
実行例） 「Do」⇒会社の数字に強くなる ⇒簿記の本を読む vs 「To Do」⇒今日中に本を3冊買う⇒1週間で読む 実行できないケース
- 計画自体が失敗
- タスクレベルにまで落とし込まれていない
- 失敗が怖い
- 解決策を「Do」に変換する ブレイクダウンしてより具体的に行動する（より具体的なワークパッケージにする）。 解決型と継続型がある。
- 「Do」に優先度をつけて、やることを絞る 「Do」をスリム化してスピードを持たせる
- 「Do」を定量化する＝KDI（Key Do Indicator） どれだけ実効できたか進捗度合い、ラップタイムを付ける（％や回数）。
- 「Do」を「To Do」に落とし込む 「Do」の実行の際に迷わないレベルにまで分解する。 「To Do」化されたかどうかの基準はスケジュールに書き込めるレベルになっているかどうか。 迷わないためには6W3Hを使う。
Who 誰が Whom 誰に When いつ Where どこで What 何を Why なぜ How どのように How many どれだけ How much いくらで - 「To Do」の進捗確認をしながら実行に移す To Doの進捗確認は実行フェーズに含まれる。 ツールで共有するなどして管理する。 人に潜むリスクに気を配る⇒報告せず完成系までやってしまう、など アイスボックス（いつやるかわからないけど、いつかやるためにおいておく）も重要。 To Doリストを増やすとマイナスに働き、崩壊する。 終わらない⇒自己不信⇒…モチベーション低下 など 成果を出せるように見える化する。 未完了⇒完了 🔃 アイスボックスへ
4. 実行応用：タイムマネジメント
業務難易度を心理化したもの
| コンフォートゾーン | やりたいことしかやらない | 企業としてはコンフォートゾーンを抜け出すこと 個人としてはパニックゾーンに行かないこと | ラーニングゾーンに居続けることが重要 |
| ラーニングゾーン | 忙しいけど充実 | ||
| パニックゾーン | ひっ迫した状態 |
タイムマネジメントの方法
- 捨てる
- 入れ替える
- 圧縮する
「捨てる」ために既存のDoの棚卸をする
仕事とプライベート ｛ どのくらい使っているか 何に時間を使っているか 何をしているか ｝ 整理する
入れ替えのためにマトリクスを使う
既存と新規のDoを優先度で比較し入れ替える 「重要・緊急マトリクス」を使う
- 重要・緊急
- 重要・非緊急
- 非重要・緊急
- 非重要・非緊急
時間短縮のためのルーティーンを見直す
捨てるステップで行ってきた既存のDoの洗い出し ⇒より早く終わらせるためにはどうするか （例）メールを早くさばくには？⇒件名で見極める 朝早く出るには？⇒同じ服を着る など
5. 検証：「振り返り」
検証対象
- KGI：ゴール達成率
- KPI：サブゴール達成率
- KDI：行動計画達成率
これらの｛うまくいっている／うまくいっていない｝要素を突き止める。 ※検証に失敗するパターン：やりっぱなし、検証しかしない…
- KGI、KPI、KDIを確認
- 出来なかった要因を突き止める ブレイクダウンして考える⇒WHYツリー 時間がなかった→WHY?→忙しかった→WHY？→タスクが多い／突発案件／やる気…→WHY? KPIが計画通りいかない原因は4つに分類される。 A. 行動が伴っていなかった（KPIが未発達） B. 行動があっていなかったか不十分（Doの不足） C. 想定しいない課題があった（課題の未発見） D. 仮説で立てた因果関係が間違っていた（KDI、KPIが連動していない） ⇒縦の深堀（ブレイクダウン）で壁にぶち当たったら、横に広げてみる
- できた要因を突き止める 課題は何か⇒成果を出すには弱みを治すだけでなく、強みを伸ばすことのほうが効果が高い
※絶対にやってはいけない検証方法
- 頑張りが足りなかった
- 気合が足りなかった
- 運がなかった
要因を精神面に求めるとひと段落してしまい、思考停止に陥る
6. 検証を踏まえた「改善」と「伸長」
これまでのPDCAステップまとめ
- PLAN ゴールを決め、課題を考え、KPIを設定し、解決策を考える
- DO 解決策を一段具体化したDoを考え、そのKDIを設定し、さらに具体化したTo Doに落とし込む
- CHECK KGI、KPI、KDIを検証し、できなかった／できた要因を絞り込む
- ACTION 検証結果を踏まえ、調整案ｗｐ考え、次のサイクルにつなぐ。 ⇒調整フェーズは検証結果によってスケールが変化する
検証結果を4つのケースに分ける
- ゴールレベルの調整が必要と思われるもの
- 計画の大幅な見直しが必要と思われるもの
- 解決策（Do、To Do）レベルの調整が必要と思われるもの
- 調整の必要がなさそうなもの
検証結果を踏まえた調整案を考える ⇒調整案に優先度をつけ、やることを絞る ⇒次につなげる（できるだけ早くPLANにつなげる、プロセスを可視化する）
